Aprovações de pagamentos

Políticas de aprovação controlam quem autoriza pagamentos preparados em Send money ou Pay Bills. As regras são selecionadas pela moeda da conta de origem e pelo valor a debitar.

Configurar a política

Abra Pay Bills → Settings. Editar a política exige acesso para gerenciar pagamentos de saída.

Cada moeda tem faixas que cobrem todos os valores: a primeira começa em zero, as faixas são contínuas e não se sobrepõem, o mínimo é incluído, o máximo é excluído e a última não tem limite superior.

Por exemplo, na moeda de origem selecionada:

Valor	Aprovação necessária
De 0 a menos de 1.000	Qualquer administrador
De 1.000 a menos de 10.000	Responsável do departamento e depois de Finanças
A partir de 10.000	Responsável do departamento, Controller e depois qualquer administrador

Exatamente 1.000 usa a segunda faixa; exatamente 10.000 usa a terceira.

Para adicionar uma faixa, selecione a moeda, adicione a faixa, defina o máximo da anterior, atribua pelo menos um aprovador, revise a ordem e salve. O Pharos rejeita lacunas, sobreposições e etapas sem aprovador.

Escolher aprovadores

Cada etapa pode ser atribuída a um administrador elegível da conta, a um membro específico ou ao responsável do departamento de quem prepara o pagamento. Aprovadores devem estar ativos e ter permissão para aprovar pagamentos de saída.

Ordem de aprovação

As etapas seguem a ordem configurada. O próximo aprovador pode agir após a aprovação anterior. Você pode adicionar, remover ou reordenar etapas ao configurar uma faixa, mantendo pelo menos uma em cada faixa.

Autoaprovação

Desativada: quem prepara não pode aprovar o próprio pagamento. É a configuração recomendada.
Ativada: quem prepara pode aprovar somente quando for elegível para a etapa atual.

Se estiver desativada e não houver outra pessoa elegível, o pagamento não avança até corrigir a política ou a configuração da equipe.

Enviar para aprovação

Revise destinatário, conta de destino, conta de origem, valor, moedas, data e finalidade ou referência. Em Pay Bills, revise também documento e categorização contábil.

Selecionar Enviar para aprovação valida a instrução e atribui a primeira etapa. Os dados principais não podem mudar durante a aprovação. Mudanças posteriores na política valem para novos envios e não alteram uma aprovação em andamento.

Aprovar ou rejeitar

A ação fica disponível quando o pagamento aguarda aprovação, você está atribuído à etapa atual, tem a permissão necessária e a regra de autoaprovação permite.

Aprovar

Uma aprovação intermediária registra a decisão e libera a próxima etapa sem movimentar dinheiro. A aprovação final exige verificação em duas etapas recente, verifica dados e contas novamente e inicia um pagamento para hoje ou agenda um para uma data futura.

Se duas pessoas decidirem a mesma etapa ao mesmo tempo, somente a primeira decisão válida é aceita.

Rejeitar

Informe o motivo. O pagamento retorna a quem o preparou e mantém o histórico. Corrija os dados, revise e envie novamente usando a política vigente nesse momento.

Cancelar

Cancele a solicitação antes de criar a transação ou o pagamento programado. Ações e notificações pendentes ficam indisponíveis.

Emails de aprovação

O Pharos envia email a quem pode decidir: o primeiro aprovador no envio e o próximo após uma decisão intermediária. Em uma etapa para qualquer administrador, os administradores elegíveis são notificados.

O email inclui documento ou referência, destinatário, valor, moeda e data. Revisar pagamento abre o pagamento; solicitações de Pay Bills também incluem o contexto do documento.

Idioma do destinatário	Assunto
Inglês	`Transfer approval required`
Espanhol	`Se requiere aprobación de pago`
Português	`Aprovação de transferência necessária`

Novas tentativas de entrega evitam reenviar emails já aceitos.

Alertas de configuração da equipe

Quando não encontra o responsável de um departamento, o Pharos ignora a etapa conforme as regras de contingência e avisa os administradores. O alerta inclui departamento, motivo e link para configurações da equipe.

Idioma do destinatário	Assunto
Inglês	`Department approval setup needs attention`
Espanhol	`La configuración de aprobación requiere atención`
Português	`A configuração de aprovação precisa de atenção`

Não há emails separados para conclusão da aprovação, rejeição, agendamento ou conclusão do pagamento. Consulte histórico e status para esses resultados.

Após a aprovação final

Pagamentos para hoje iniciam a execução; pagamentos futuros são programados. Problemas temporários geram novas tentativas seguras. Se a execução continuar sem concluir após várias tentativas, o pagamento mostra Requer atenção.

Uma pessoa com acesso para gerenciar pagamentos de saída pode revisar a causa e tentar novamente com verificação em duas etapas. Se os dados aprovados não mudaram, não é necessário repetir toda a aprovação. Mudar destinatário, contas, valor, moedas, data ou finalidade exige novo envio para aprovação.

Problemas frequentes

Aprovar não aparece: confira atribuição da etapa atual, permissão de aprovação e regra de autoaprovação.
Nenhum aprovador elegível: confira membro ativo, acesso para aprovar e departamento e responsável de quem preparou.
O email não chegou: a pessoa atribuída também encontra o pagamento em Needs Approval. Revise o histórico da notificação e o email do membro.
Pagamento rejeitado: abra o detalhe, leia o motivo, corrija e envie novamente.
Requer atenção: abra o detalhe em Pay Bills ou Pagamentos de saída, confira a causa e use a ação de nova tentativa disponível.