Aprobaciones de pagos
Configura quién debe aprobar pagos salientes y pagos de facturas antes de que se envíen.
Las aprobaciones de pagos permiten controlar quién autoriza un pago antes de mover dinero. La misma configuración se aplica a:
- Pagos salientes creados desde Enviar dinero.
- Pagos preparados desde Pay Bills.
Las reglas se eligen según la moneda de la cuenta de origen y el importe que se debitará.
Configurar la política
Ve a Pay Bills → Settings. Para modificar la política necesitas acceso para administrar pagos salientes.
Cada moneda tiene sus propios rangos de importe. Todos los importes deben quedar cubiertos:
- El primer rango comienza en cero.
- Los rangos deben ser continuos y no pueden superponerse.
- El mínimo está incluido.
- El máximo no está incluido.
- El último rango no tiene límite superior.
Por ejemplo:
| Importe | Aprobación requerida |
|---|---|
| Desde 0 hasta menos de 1.000 | Cualquier administrador |
| Desde 1.000 hasta menos de 10.000 | Responsable del departamento y luego responsable de Finanzas |
| Desde 10.000, sin límite | Responsable del departamento, Controller y luego cualquier administrador |
Un pago de exactamente 1.000 utiliza el segundo rango. Uno de exactamente 10.000 utiliza el tercero.
Para agregar un rango:
- Selecciona la moneda que quieres configurar.
- Selecciona Agregar rango.
- Define el límite máximo del rango anterior.
- Agrega al menos un aprobador.
- Revisa el orden de aprobación.
- Guarda la política.
Pharos no permite guardar una moneda con importes sin cubrir, rangos superpuestos o pasos sin aprobador.
Elegir aprobadores
Cada paso puede asignarse a:
- Cualquier administrador: puede decidir un administrador elegible de la empresa.
- Miembro específico: solamente puede decidir la persona seleccionada.
- Responsable del departamento: se utiliza el responsable del departamento de quien preparó el pago.
Las personas deben estar activas y tener acceso para aprobar pagos salientes.
Orden de aprobación
Los pasos se completan en el orden configurado. El segundo aprobador puede actuar después de que el primero aprueba, y así sucesivamente.
Puedes agregar, eliminar o reordenar pasos mientras configuras un rango. Cada rango debe conservar al menos uno.
Autoaprobación
Esta opción define si quien preparó un pago también puede aprobarlo cuando le corresponde el paso vigente.
- Desactivada: quien preparó el pago no puede aprobarlo. Es la opción recomendada.
- Activada: puede aprobarlo si además es la persona elegible para ese paso.
Si está desactivada y no existe otra persona elegible, el pago no puede avanzar hasta corregir la política o la configuración del equipo.
Enviar un pago a aprobación
Antes de enviarlo, completa y revisa:
- Destinatario y cuenta de destino.
- Cuenta de origen.
- Importe y monedas.
- Fecha de pago.
- Propósito o referencia.
- En Pay Bills, el documento y la categorización contable.
Al seleccionar Enviar a aprobación, Pharos valida la información y asigna el primer paso. Mientras la aprobación está en curso, no se pueden cambiar los datos principales del pago.
Los cambios que realices después en la configuración se aplican a nuevos envíos, pero no alteran un pago que ya está siendo aprobado.
Aprobar o rechazar
Para decidir un paso necesitas acceso para aprobar pagos salientes. La opción aparece cuando:
- El pago está pendiente de aprobación.
- Te corresponde el paso vigente.
- Cumples la regla de autoaprobación.
Aprobar
Una aprobación intermedia registra la decisión y habilita al siguiente aprobador. Todavía no mueve dinero.
La última aprobación:
- Solicita una verificación en dos pasos reciente.
- Vuelve a comprobar los datos y las cuentas.
- Inicia el pago si la fecha es hoy.
- Programa el pago si la fecha es futura.
Si dos personas intentan decidir el mismo paso al mismo tiempo, solamente se acepta la primera decisión válida.
Rechazar
El rechazo requiere un motivo y devuelve el pago a quien lo preparó. El historial permanece visible.
Después del rechazo:
- Corrige la información indicada.
- Revisa nuevamente el pago.
- Vuelve a enviarlo a aprobación.
El nuevo envío utiliza la política vigente en ese momento.
Cancelar
Un pago puede cancelarse antes de que se cree el pago o la programación. Al cancelarlo, las acciones y notificaciones pendientes dejan de estar disponibles.
Emails de aprobación
Pharos envía un email cuando una persona puede decidir el paso vigente:
- Al enviar el pago, notifica al primer aprobador.
- Después de una aprobación intermedia, notifica al siguiente.
- Si el paso permite decidir a cualquier administrador, notifica a los administradores elegibles.
El email muestra la factura o referencia, destinatario, importe, moneda y fecha de pago. El botón Revisar pago abre directamente el pago correspondiente. Cuando proviene de Pay Bills, también permite consultar el contexto de la factura.
El asunto se adapta al idioma de cada destinatario:
| Idioma | Asunto |
|---|---|
| Inglés | Transfer approval required |
| Español | Se requiere aprobación de pago |
| Portugués | Aprovação de transferência necessária |
Si la entrega debe reintentarse, Pharos evita volver a enviar los emails que ya fueron aceptados.
Alerta por configuración del equipo
Si no puede encontrarse el responsable de un departamento, Pharos omite ese paso según las reglas de respaldo y avisa a los administradores para que corrijan la configuración.
La alerta incluye el departamento, el motivo y un enlace a la configuración del equipo.
| Idioma | Asunto |
|---|---|
| Inglés | Department approval setup needs attention |
| Español | La configuración de aprobación requiere atención |
| Portugués | A configuração de aprovação precisa de atenção |
Actualmente no se envían emails separados por aprobación completada, rechazo, programación o pago completado. Consulta el historial y el estado del pago para ver esos resultados.
Después de la aprobación final
- Si la fecha es hoy, Pharos inicia el pago.
- Si la fecha es futura, crea un pago programado.
- Si ocurre un problema temporal, Pharos vuelve a intentarlo de forma segura.
- Si no puede completarlo después de varios intentos, muestra Requiere atención.
Desde Requiere atención, una persona con acceso para administrar pagos salientes puede revisar la causa y reintentar. El reintento requiere nuevamente verificación en dos pasos. Si no se modificaron los datos aprobados, no es necesario repetir toda la aprobación.
Si cambias el destinatario, las cuentas, el importe, las monedas, la fecha o el propósito, debes volver a enviar el pago a aprobación.
Resolver problemas
No aparece el botón Aprobar
Comprueba que el paso esté asignado a ti, que tengas acceso para aprobar pagos salientes y que la autoaprobación no te excluya.
No existe un aprobador elegible
Revisa que la persona esté activa y pueda aprobar pagos salientes. Para un responsable de departamento, verifica además que quien preparó el pago tenga un departamento y que ese departamento tenga un responsable.
El email no llegó
El pago también aparece en Requiere aprobación para la persona asignada. Revisa el historial para confirmar si la notificación falló y verifica que el email del miembro esté actualizado.
El pago fue rechazado
Abre el detalle, revisa el motivo, corrige la información y vuelve a enviarlo.
El pago requiere atención
Abre el detalle desde Pay Bills o Pagos salientes, revisa la causa y utiliza la acción de reintento disponible.